এন জি চক্রবর্তী
(পূর্ব প্রকাশিতের পর) ১৪তম অংশ
দ্বিতীয় ভাগ।
অষ্টম অধ্যায়।
উদাহরণসহ ডে-বুকে এন্ট্রি দেওয়ার নিয়ম।
এর আগের অধ্যায়ে আমরা দেখেছি মালিকের পরিবারের লোকজন বা কোন কর্মচারী ডে-বুকে এন্ট্রি দিতে পারে। তাদের সবাই যে ডাবল এন্ট্রি সিষ্টেম বোঝে তা নাও হতে পারে। তাই খুব সোজা ভাষায় প্রচলিত মেমোরেন্ডাম বা ডে-বুক কি করে লিখতে হয় তা বলছি:
ধরা যাক: আপনি প্রতিটি ১২ টাকা দরে ২০ টুকরা সাদা সিল্ক কিনেছেন।
এই লেনদেনটা নিচে দেখানো পদ্ধতি অনুসারে মেমোরেন্ডাম বা ডে-বুকে এন্ট্রি দেবেন:
বার্গামো, ভিসেঞ্জা, ভেরোনা, পদুয়া, ফ্লোরেন্স বা মন্টুয়া যেখান থেকেই কাপড় কিনি না কেন, কাপড়টা কোথাকার তৈরি তা উল্লেখ করতে হবে। লেনদেনের বিশেষ শর্ত, যেমন- দালালের মাধ্যমে হলে তার নামধাম, নগদে কিম্বা বাকিতে, বিশেষ লেনদেনের ক্ষেত্রে একটা চেক লিষ্ট ব্যবহার করে গুরুত্বপূর্ণ সমস্ত বিস্তারিত তথ্য লিখে রাখা উত্তম। আমদানী করা মাল হলে আপনারা নিশ্চয়ই চাইবেন কবে, কোন জাহাজে মালটা এল, দামটা কি এফওবি না সিআইএফ, কবে পরিশোধ করতে হবে ইথ্যাদি। পরিশোধের তারিখটা বিভিন্ন রকম হতে পারে- যেমন কোয়র্টার ডে, ইষ্টার, ক্রিসমাস বা পুনরাবির্ভাবের দিন অথবা ফসলকাটার দিন বা মেলার দিন। সেটা নির্ভর করে লেনদেনের সময় যা বা যেসব শর্ত ঠিক হয়েছিলো তাই।
মোট কথা হচ্ছে গুরুত্বপূর্ণ কোন তথ্য বাদ দেয়া যাবে না। ব্যবসায়ীরা সমস্ত বিস্তৃত তথ্য এমনকি কি কি কথাবার্তা হয়েছিলো তা পর্যন্ত লিখে রাখলে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করবেন। (পরবর্তী শনিবারের সংখ্যা দেখুন)।