এন জি চক্রবর্তী
(পূর্ব প্রকাশিতের পর) ৪৭তম অংশ
দ্বিতীয় ভাগ।
ছত্রিশ অধ্যায়।
সারমর্ম।
ব্যবসায়ের হিসাব বই এর নীতি ও পদ্ধতির সারমর্ম।
লেজার এন্ট্রি:
১. লেজারের সমস্ত ডেবিট বাঁ দিকে আর সমস্ত ক্রেডিট ডানদিকের কলামে থাকবে।
২. লেজারে যে এন্ট্রিই দেন তা যেন ডাবল এন্ট্রি হয়। যখনই ডেবিট এন্ট্রি দেবেন তখনই ক্রেডিট এন্ট্রিও দেবেন।
৩. প্রত্যেক ডেবিট ও ক্রেডিট এন্ট্রির তিনটি বৈশিষ্ট্য থাকবে: তারিখ, টাকার পরিমান ও এন্ট্রির ব্যাখ্যা।
৪. ডেবিট এন্ট্রির যোগফল আর ক্রেডিট এন্ট্রির যোগফল মিলে যাবে।
৫. যেদিন ডেবিট এন্ট্রি দেবেন সেইদিনই ক্রেডিট এন্ট্রি দেবেন।
ট্রায়াল ব্যালেন্স
৬. একটা আলাদা কাগজে লেজারের সমস্ত ডেবিট ও ক্রেডিট ব্যালান্সগুলো আলাদা আলাদাভাবে লেখার ফলে যেটা দাঁড়াবে তার নাম ”ট্রায়াল ব্যালান্স”। এটা করার উদ্দেশ্যই হচ্ছে ডেবিট আর ক্রেডিট যোগফল সমান হয় কি’না তা পরীক্ষা করে দেখা। যদি মিলে যায় তা’হলে বুঝবেন আপনার লেজার ঠিকঠাক আছে।
৭. ট্রায়াল ব্যালেন্স মিলে যাওয়াটাই স্বাভাবিক। তার মানে হচ্ছে লেজার থেকে যে ডেবিট আর ক্রেডিট ব্যালান্সগুলো আলাদা আলাদা যোগ করলাম সে দুটোর যোগফল সমান হবে। যদি তা না হয় তবে বুঝবেন নিশ্চয়ই লেজারে কোন ভুল আছে।
৮. ক্যাশের কিস্তু সবসময় ডেবিট ব্যালান্স হবে। অন্যথায়, লেজারে কোন ভুল আছে।
সাধারণ নীতি
৯. দেনাদার হিসাবে সংশ্লিষ্ট দেনাদারের লিখিত সম্মতি ছাড়া তাকে ডেবিট করা যাবে না; নইলে আপনার হিসাবটি মিথ্যা প্রমানিত হবে। একইভাকে পাওনাদারের সম্মতি ছাড়া তার সংগে যে চুক্তি করা হয়েছে তে শর্তসমূহ পরিবর্তন করা যাবে না। সেখানেও আপনার রেকর্ড ভুল প্রমানিত হবে।
১০. আপনার লেজারটি একই মুদ্রায় রাখতে হবে। ভিন্ন মুদ্রার প্রসংগ থাকলে আপনি ব্যাখ্যায় তা লিখতে পারেন। কিন্তু লেজারে এন্ট্রি দেয়ার সময় খেয়াল রাখতে হবে যাতে যে মুদ্রা দিয়ে লেজার শুরু করেছেন তা যেন শেষ পর্যন্ত বজায় থাকে। সেজন্যই বলছি সারা লেজারে যেন একই মুদ্রায় টাকার অংকগুলি লেখা হয়।
১১. ক্যাশে যেসমস্ত এন্ট্র্রি হবে তাদের বেলা শুধুমাত্র কার কাছ থেকে পেলাম বা কাকে দিচ্ছি তার নাম থাকলেই যথেষ্ট, কারণ কিজন্য লেনদেনটি হচ্ছে তা ওই জার্নালের ব্যালান্সিং এন্ট্রিটি দেখলেই বোঝা যাবে।
১২. যখন আপনি আপনার লেজারে নুতন কোন হিসাব খুলতে যাবেন, সামনের দিকের নুতন কোন পাতায় যান। খালি থাকলেও পেছনের কোন পাতায় তা খুলতে যাবেন না।
১৩. ভুল কোন এন্ট্রি শুদ্ধ করার দরকার হলে (যা অমনোযোগীতার ফলে ঘটতেই পারে) নিচের দেথানো পদ্ধতি অনুসারে করুন। ভুল এন্ট্রির পাশের মার্জিনে ’সি’ (কন্ট্রা) লিখে বিপরীত এন্ট্রিটি দিন। উদাহরণ হিসাবে:
এবার দুটি এন্ট্রির টাকার অংকের পাশে ’সি’ চিহ্নটি দিন। তাহলে হয়ে যাবে। (পরের অংশ আগামী শনিবারের সংখ্যায় দেখুন)