এন জি চক্রবর্তী
(পূর্ব প্রকাশিতের পর) ৪০তম অংশ
দ্বিতীয় ভাগ।
বত্রিশ অধ্যায়।
ব্যালেন্সিং ও বুক ক্লোজিং।
পুরানো লেজার থেকে নুতন লেজারে ব্যালেন্স স্থানান্তর।
লক্ষ্য রাখুন যাতে আপনার সহকারী তার হাতের প্রতিটি জার্নালেও ডেবিটে একটি ও ক্রেডিটে একটি মোট দু’টি চিহ্ন দেয়। আপনিও তার জবাবে লেজারের দুটি পাতায় দুটি চিহ্ন দিন। এভাবে প্রতিটি জার্নালে দুটি আর লেজারের প্রতিটি এন্ট্রিতে একটি চিহ্ন পড়বে।
জার্নালের ডেবিট এন্ট্র্রি যখন লেজারের ডেবিটের সংঙ্গে মেলাবেন তখন জার্নালে একটি ও লেজারে একটি – মোট দুটো ডেবিটে টিক চিহ্ন দিন এভাবে ক্রেডিট এন্ট্র্রিগুলোও চেক করে টিক চিহ্ন দিন যাতে লেজার বা জার্নাল দেখেই বোঝা যায় যে ওগুলো চেক করা হয়ে গেছে। এটা বোঝাবে যে জার্নালের দুটো এন্ট্র্রিরই লেজারে পোষ্টিং হয়ে গেছে। কেউ কেউ আবার লেজারের একটি ডেবিট এন্ট্রির দুটো করে টিক চিহ্ন দেয়- একটি বর্ণনার ঘরে অন্যটি টাকার অংকের পাশে। এ দুই রীতিই গ্রহনযোগ্য।
কাজটি একা করতে গেলে একটি টিক চিহ্নতেও চলে। ডেবিট মিলে গেলে জার্নাল ও লেজারের ডেবিটের টাকার পাশে একটি করে চিহ্ন দিন। এতে হয় কি একবার জার্নালের দিকে আরেকবার লেজারের দিকে চোখ রাখতে হয়। পরিবর্তে একজন সহকারী থাকলে সে আপনাকে শুনিয়ে জার্নালটি বললে বেশী সুবিধা হয়।
এভাবে শেষ করার পরে দেখলেন লেজারের কোন কোন হিসাবের টাকার পাশে ডেবিট বা ক্রেডিট যেদিকেই হোক, টিক চিহ্নটি নেই। তার মানে হচ্ছে আপনার লেজারে ভুল হয়েছে। এটাকে শুদ্ধ করার জন্য লেজারের ওই হিসাবটিতে ভুল উল্লেখ করে একটি বিপরীত এন্ট্রি দিন। অর্থাৎ ডেবিটের বিপরীতে ক্রেডিট কিম্বা ক্রেডিটের বিপরীতে ডেবিট। (চলবে)