এন জি চক্রবর্তী
(পূর্ব প্রকাশিতের পর) ১৯তম অংশ
দ্বিতীয় ভাগ।
পনের অধ্যায়।
ক্যাশ ও ক্যাপিটাল এন্ট্রি।
কিভাবে এ দুটোকে পোষ্টিং দিতে হয়; সাধারণত হিসাবের কি কি খাতাপত্র রাখতে হয়; তারিখ পরিবর্তনের ক্ষেত্রে কি করণীয়; বিভিন্ন সাইজের হিসাব কি করে গুছিয়ে রাখতে হয়।
জার্নাল এন্ট্রির যাবতীয় বিষয় ব্যাখ্যা করার পরে এখন মনে হয় সময় এসেছে আমাদের প্রথম জার্ণাল – ডেবিট ক্যাশ আর ক্রেডিট ক্যাপিটাল – এদুটো কিভাবে লেজারে পোষ্টিং হবে তা ব্যাখ্যা করার। পোষ্টিং দেওয়ার আগে প্রচলিত পদ্ধতি অনুসারে শুধুমাত্র ১৪৯৩ খৃষ্টাব্দ বছরটি লিখুন। লক্ষ্য করুন, জার্ণালের একেবারে উপরের ডানদিকে শুরুতে পুরো সনটি লিখা। আর লেজারেও জার্ণালের মতই বছরটি লিখা। লেজারের এন্ট্রিগুলো বিভিন্ন তারিখের হতে পারে, কাজেই শুধু তারিখটি লিখলে ভুল বোঝার সম্ভাবনা থাকে। তাই মাস আর তারিখ ঠিক নীচে যেমনভাবে দেখানো হলো তেমনিভাবে লিখবেন।
প্রতিটি এন্ট্রির আগে তারিখ মাস লিখুন। কখনো এমন হতে পারে যে, লেজারের একই পৃষ্ঠায় দুটি বছর এসে গেল। এটা তখনই ঘটে যখন বছর শেষে লেজার ব্যালেন্স ক্লোজ বা ট্রান্সফার করা না হয়। এমন অবস্থায় লেজার এন্ট্র্রির পাশে তারিখের ঘরে সনসহ তারিখ বসিয়ে দিন যাতে অন্তত তেমনটি না ঘটে। এ রকম ঘটনা শুধু লেজারের বেলায়ই ঘটতে পারে। যদিও তাতে তেমন কিছু আসে যায় না, তবুও তারিখ লিখার বেলায় কথায় না লিখে যথা সম্ভব সংখ্যা ব্যবহার করুন।
বর্ণনাটা এখানে সংক্ষেপে সারুন, কারণ পুরোটি জার্ণালেই সেটা রয়েছে।
এন্ট্র্রিটি শেষ করার পর, জার্ণালে ওটাকে এর আগে যেভাবে দেখিয়েছি ঠিক সেভাবে ক্যানসেল করুন, তারপর ঠিক এভাবে ক্রেডিট এন্ট্রিটি দিন:
আবার আগের মতই, সংক্ষিপ্ত বর্ণনাই যথেষ্ট। লেজারে যখন পরপর একই তারিখে ও একই ধরণের এন্ট্রি দেবেন তখন দ্বিতীয়বার না লিখে তারিখের ঘরে (”) ’ডিটো’ দিতে পারেন আর বিবরণের ঘরে যতটুকু মেলে ততটুকুর সোজা {”} ’ডিটো’ আর যতটুকু মেলে না ততটুকুই লিখুন। বইটির শেষে এর কিছু উদাহরণ দেয়া হলো। এভাবে অপ্রয়োজনীয় ব্যক্তিগত বিষয়াদি পরিহার করে প্রয়োজনীয় বিবরণটুকু লিখে লেজারের পোষ্টিং চালিয়ে যান।
সাধারণ নিয়ম হচ্ছে, আপনি যখন অন্যের কাছে দায়বদ্ধ তখন লেজারে সংক্ষেপে প্রকাশ করুন। দরকার হলে তো জার্নালে বিশদ বিবরণ রয়েছেই। আর ক্রেডিট পোষ্টিং একবার হয়ে গেলে যেভাবে বার অধ্যায়ে দেখিয়েছি সেভাবে নিচে দাগ টেনে জার্নালে সেটা ক্যানসেল করুন।
লেজারে ডেবিট আর ক্রেডিট পোষ্টিং হয়ে গেলে জার্ণালের রেফারেন্সের ঘরে এর আগে বারো অধ্যায়ে যেভাবে দেখিয়েছি সেভাবে ডেবিটের সোজা উপরে লেজারের পৃষ্ঠা নম্বর আর তার নিচে ক্রেডিটের সোজা তার লেজারের পৃষ্ঠা নম্বর লিখুন। শেষে নিশ্চিত হোন যে, সূচিপত্রের নম্বরের সংগে লেজারের পৃষ্ঠা নম্বর মিলছে। সে হিসাবে ক্যাশ হিসাব হবে সি-১ আর ক্যাপিটাল হিসাব হবে সি-২। এভাবে যদি সব হিসাব লেজারে তুলে ফেলতে পারেন তবে সূচিপত্র দেখে যে কোন হিসাব লেজার থেকে বের করা সহজ হবে।
ধরুন, আপনার লেজার খাতাটা চুরি হয়ে গেল বা আগুনে বা বন্যায় নষ্ট হয়ে গেল। ভাববেন না। কারণ আপনার কাছে তখনো মেমোরেন্ডাম অথবা জার্ণাল অক্ষত রয়েছে। সুতরাং তার থেকে আপনি আপনার হারিয়ে যাওয়া লেজারটির মতই আবার নুতন একখানা লেজার তৈরি করতে পারবেন। ব্যাপারটা তখন খুব সোজা হয় যখন ডাবল এন্ট্রির রীতি অনুযায়ী সমস্ত তারিখ, বিবরণ আর একটার উপরে আরেকটা লেজারের পাতা নম্বরসহ জার্ণাল আপনার কাছে থাকে। আগের লেজারের মত আরেকটি লেজার তৈরিতে প্রয়োজনীয় তথ্যের উৎস হচ্ছে জার্ণাল আর তার থেকে পোষ্টিং দেয়া লেজারের পাতার রেফারেন্স। এবার বার অধ্যায়ের পরবর্তী মানে দ্বিতীয় জার্ণালটির লেজার পোষ্টিং দেয়া যাক।
এখন পরবর্তী এন্ট্রি যেটা জুয়েলারী সম্পর্কিত, তার লেজার পোষ্টিং দিন। প্রথমে এটা লেজারের যে পাতায় এন্ট্রি হবে তার তারিখের ঘরে তারিখ লিখুন। যদি আগের এন্ট্রির তারিখ না দেয়া থাকে তবে তারিখ লিখার অভ্যাসটি গড়ে তুলুন। দুটি হিসাবের মাঝখানে পরবর্তী এন্ট্রি দেয়ার জন্য কতটুকু জায়গা ফাঁকা রাখবেন তার আন্দাজ করুন। কখনো যদি মনে হয় যে অল্প কটা এন্ট্রি হবে, তাহলে আর বেশী জায়গা রাখার দরকার নেই।
কখনো কখনো আপনি ভালভাবে আগাম ধারণা করতে পারবেন যে, বছরে সামান্য কটি এন্ট্রি হবে, তাই তার জন্য সামান্য জায়গা ফাঁকা রাখুন। নইলে তের নম্বর অধায়ে যে পদ্ধতিতে ক্যাশ ও ক্যাপিটালের এন্ট্রি দেয়া আছে তা অনুসরণ করুন। যখন মনে করবেন, অনেক এন্ট্রি হবে, পুরো পাতাটাই তার জন্য রেখে দিন। আপনার নিজের বিবেচনাই আপনাকে সাহায্য করবে কতটুকু জায়গা খালি রাখলে লেজারের ব্যালেন্স বারবার অন্যপাতায় ট্রান্সফার করতে হবে না। এবার লেজারের জুয়েলারী হিসাবের পোষ্টিং। লেজারের ওই হিসাবটি খুলুন আর বাঁদিকের ডেবিট কলামে ডেবিট এন্ট্রিটি এভাবে দিন:
এরপর কি করতে হবে, ভুলবেন না। সংশ্লিষ্ট জার্ণালের নিচে আগের দেখানো পদ্ধতিতে একটি লাইন টানুন যাতে বোঝায় যে এটির ডেবিট পোষ্টিং হয়ে গেছে। এরপর আসে ক্যাপিটাল পোষ্টিং দেয়ার পালা। লেজারের যে পাতায় ক্যাপিটাল হিসাবটি খুলেছেন, সে পাতায় এন্ট্রিটি দিন।
সংশ্লিষ্ট জার্ণালের নিচে আবার একটি লাইন টানুন যাতে বোঝায় যে এটির ক্রেডিট পোষ্টিংও হয়ে গেছে। এখন আপনি জার্ণালটির রেফারেন্স কলামে স্বচ্ছন্দে লেজারের পাতা দুটোর নম্বর বসিয়ে দিতে পারেন। যেহেতু লেজারের পাতা তখনো এন্ট্রিতে ভর্তি হয়ে যায়নি তা তার ২নং পাতাই রয়ে গেছে। বদলে ধরুন ভুলক্রমে আপনি ডেবিট পোষ্টিং দেয়ার সময় ৩ নং পাতায় দিয়ে দিলেন। এটা ধরা পড়ার পর, আপনি আর না এগিয়ে নিচের নির্দেশনা মেনে চলুন। জার্ণালের রেফারেন্স কলামের লেজার পাতা নম্বর আর লেজারের রেফারেন্স কলামের জার্ণালের পাতা নম্বর মিলিয়ে নিন আর প্রাপ্ত লেজারের ভুলটি সংশোধন করুন। লেজারভুক্ত হিসাবগুলি লেজারের যে যে পাতায় রয়েছে তার বর্ণানুক্রমিক একটি সূচীপত্র তৈরি করুন। সে হিসাবে জুয়েলারী হবে ’জে’ এর অধীন অথবা অন্য কোন ভাষা ব্যবহার করলে সেরকমটি করুন। তাই লেজরের প্রথমেই একটি বর্ণমালার অন্যান্য বর্ণের জন্য জায়গা রেখে জুয়েলারীর জন্য লিখুন- জে-১। (চলবে)