এন জি চক্রবর্তী
(পূর্ব প্রকাশিতের পর) ১৩তম অংশ
দ্বিতীয় ভাগ।
সপ্তম অধ্যায়
ব্যববসার খাতা ও দলিলাদির প্রত্যয়ন।
কে করবে আর কেন করবে।
কিছু কিছু দেশে হিসাবের খাতাপত্র ও দলিলাদির রেজিস্ট্রেশনের প্রচলন দেখা যায়। খাতাপত্র নিয়ে গিয়ে কমার্শিয়াল অফিসারের কাছে উপস্থাপন করতে হয়। এবং সেই কমার্শিয়াল অফিসারকে বলতে হয় যে, আমার হিসাবের খাতাপত্র এইগুলো, এগুলোতে আমার কর্মচারীরা লেনদেনের এন্ট্রি দেবে। খাতাপত্রে কোন্ মুদ্রা (টাকা, ডলার), কোন্ ওজন (কেজি,পাউন্ড) ব্যবহৃত হবে তাও বলতে হয়। এসমস্ত বিবরণসহ যে কর্মচারীকে দিয়ে মালিক খাতাপত্র লিখাবে তার নাম ইত্যাদি প্রত্যেক খাতার প্রথম পাতায় উল্লেখ করবেন এবং কমার্শিয়াল অফিসার তা প্রত্যয়ন করবেন। পরবর্তীতে কর্মচারী পরিবর্তন বা নুতন কোন কর্মচারীর নাম যোগ করতে হলে কমার্শিয়াল অফিসারকে দিয়ে আবার তা খাতায় প্রত্যয়ন করাতে হবে। মালিককে এটা নিশ্চিত করতে হবে যে, কমার্শিয়াল অফিসারের প্রত্যয়নে নিচের পয়েন্টগুলো যেন থাকে:
রেজিস্ট্রেশনের তারিখ;
খাতাপত্রের নাম ও তাদের প্রতিটির চিহ্ন;
কোন খাতায় কত পাতার সংখ্যা;
সংশ্লিষ্ট কর্মচারী/কর্মচারীদের নাম;
কমার্শিয়াল অফিসারের নাম।
প্রতি খাতার যে যে পাতায় উপরোক্ত বিবরণ লেখা থাকবে তার প্রতিটিতে কমার্শিয়াল অফিসার তাঁর সীল দেবেন ও তার উপরে তিনি স্বাক্ষর করবেন, যাতে প্রয়োজনে তা প্রমান হিসাবে কোর্টে দাখিল করা যায়। যে দেশে কোম্পানী রেজিষ্ট্রেশন করার ব্যবস্থা বিদ্যমান সে দেশে এ পদ্ধতিটি খুবই কার্যকর।
অনেক ব্যবসায়ীরই দু’রকম খাতা রাখার বদ অভ্যাসটি আছে। একটা ক্রেতাকে দেখানোর জন্য অন্যটি বিক্রেতাকে। এতে ভুল বোঝাবুঝির আশংকা থাকে। তবে খাতাপত্র প্রত্যয়নের ব্যবস্থা চালু থাকলে জাল জুয়াচুরিসহ এ ধরণের প্রতারণার সম্ভাবনাকে রোধ করা যায়।
খাতা রেকর্ডপত্র ইত্যাদি কমার্শিয়াল অফিসারকে দিয়ে প্রত্যয়ন করিয়ে ব্যবসায়ী তার ব্যবসাস্থলে সব কিছু গুছিয়ে নিয়ে বসতে পারলে কাজ শুরু করে দিতে পারে। ভুললে চলবে না যে, প্রথমেই যেটা করতে হবে তা হলো ইনভেন্টরীকে ঠিকঠাকমত খাতায় তোলা। এবারে আসা যাক মেমোরেন্ডাম বা ডে বইতে কি করে সব লিখতে হবে তার বিষয়ে। (পরবর্তী শনিবারের সংখ্যা দেখুন)।
লেখক: এন জি চক্রবর্তী, গবেষক কোম্পানি ল, পেশাদার হিসাববিদ ও সহ প্রতিষ্ঠাতা, আইসিএসবি।