এন জি চক্রবর্তী
(পূর্ব প্রকাশিতের পর) ৪১তম অংশ
দ্বিতীয় ভাগ।
বত্রিশ অধ্যায়।
ব্যালেন্সিং ও বুক ক্লোজিং।
পুরানো লেজার থেকে নুতন লেজারে ব্যালেন্স স্থানান্তর।
ধরা যাক লেজারের কোন হিসাবের ডেবিট দিকের একটা টাকার অংকের পাশে টিক চিহ্নটি পড়েনি। আপনি এবার আপনার বোঝার সুবিধার জন্য লেজারের বিবরণীর ঘরে প্রয়োজনীয় ব্যাখ্যাসহ ক্রেডিট কলামে ওই টাকার অংকটি লিখুন। এবার ডেবিট ও ক্রেডিট দুটি একই অংকের পাশে কন্ট্রা বা বিপরীত বোঝাবার জন্য ’সি’ চিহ্নটি দিন। এ বিষয়ে আগের অধ্যায়ে বলা হয়েছে। আর এতে হিসাবটির সঠিক ব্যালেন্স হবে। পরবর্তীতে যদি আপনার সহকারী লেজারে একই রকম ভুল বার করতে পারে তাহলে তার পিঠ চাপড়ে একইভাবে ভুলটি শোধরান। এক্ষেত্রে আর শুদ্ধিকরণের জন্য আলাদা জার্ণাল লাগছে না, লেজারের একই হিসাবে ডেবিট ক্রেডিট হচ্ছে। তবে তারিখের পার্থক্য যেহেতু হচ্ছে তাই ব্যাখ্যায় লিখে রাখুন যে ভুলটা পরে ধরা পড়ায় তারিখটা আগপাছ হয়ে গেল।
নোটারী পাবলিকের মত একজন দক্ষ হিসাবরক্ষক তার কাছে কোন ভুল ধরা পড়লে সে তার বিবরণসহ আলাদা কাগজে লিখে রাখবে। এতে ব্যবসার প্রকৃত আর্থিক অবস্থার প্রতিফলন হিসাবের খাতায় থাকবে। এতে ব্যবসায়ী ও তাঁর হিসাবরক্ষক উভয়েরই সুনাম বাড়বে। ডেবিট বা ক্রেডিট যেদিকের হোক কোন এন্ট্রি বাদ পড়ে গেলে বিষয়টির যথাযথ ব্যাখ্যা লিখে এন্ট্রিটি বাদ পড়ার দিকে দিন। এভাবে আপনি আপনার হিসাবের ত্রুটি বিচ্যুতি সংশোধন করে হিসাবের সঠিক ব্যালেন্স পেয়ে যাবেন।
আবার লেজারে এমন কোন এন্ট্রি পেতে পারেন যার কোন জার্নাল নেই। যেমন আটাশ অধ্যায়ে যে ক্যারি ফরোয়ার্ড ব্যালেন্স এর কথা বলা হয়েছে। সে রকম ক্ষেত্রে চেক করে দেখুন ব্যালেন্সটা ঠিকমত টানা হয়েছে কিনা। যখন চিহ্নিত সমস্ত ভুলের সংশোধনী লেজারে করে শেষ করবেন, তখন বলতে পারেন আপনার হিসাবের খাতাপত্র ঠিক আছে।
বইএর শুরুতে যে পদ্ধতিতে মেমোরেন্ডাম থেকে জার্ণালের পোষ্টিং চেক করতে বলা হয়েছে একই পদ্ধতিতে জার্ণাল থেকে লেজার পোষ্টিংও চেক করতে হবে। যদি আপনার আরো কোন খাতাপত্রের সেট থেকে থাকে তাতেও একই পদ্ধতি অবলম্বন করতে হবে। মনে রাখবেন, শেষ যে দুটিকে একসংঙ্গে মিলাতে হয় তাহলো জার্নাল আর লেজার। (চলবে)