এন জি চক্রবর্তী
(পূর্ব প্রকাশিতের পর) ৩৭তম অংশ
দ্বিতীয় ভাগ।
ত্রিশ অধ্যায়।
বিবরণী।
এ্যডমিনিষ্ট্রেটর তার মালিককে বা সাপ্লাইয়ার পার্টির অনুরোধে যার যার হিসাব বিবরণীটি কিভাবে তৈরী করতে হবে।
’হিসাব বিবরণী’ মানে হচ্ছে সাপ্লাইয়ার পার্টির অনুরোধে আপনার পাঠানো বিবরণী যাতে সে তার হিসাবটির ব্যাপারে তথ্য পেতে পারে। ভদ্রতা হিসাবে পুরানো পার্টি হলে বিবরণী না দেবার মত কোন কারণ নেই। শুরু করতে পারেন আপনার সংগে লেনদেনের শুরু থেকে অথবা আপনার আর তার যে ব্যালান্স সর্বশেষে মিলকরণ করা হয়েছিলো সেটা দিয়ে। তার জন্য আলাদা কোন ফি চার্জ করবেন না। লেজারের আলাদা একটি পাতা নিয়ে তাতে তার সব লেনদেনগুলো কপি করুন। যদি একটা পাতায় না কুলায়, আরেকটি পাতা নিন, তবে ২৮ অধ্যায়ে যেভাবে বলা আছে সেভাবে এক পাতার ব্যালেন্স অন্য পাতায় ক্যারিফরোয়ার্ড করুন।
এভাবে সাস্প্রতিক সর্বশেষ লেনদেন পর্যন্ত কপি করুন, সম্পূর্ণ ডেবিট ক্রেডিট যোগ করুন, তাতে যে ব্যালান্সই হোক (এবং তা আপনার অরিজিনাল লেজারের ব্যালেন্সের সংঙ্গে মিলিয়ে বিবরণীর শুদ্ধতা বিষয়ে নিশ্চিত হোন)। যত্ন নিয়ে কাজটি করুন। আপনার সাপ্লইয়ারের হিসাবের সংঙ্গে আপনার হিসাব মেলাবার এটিই হবে সুযোগ।
আর আপনি যদি কারো কমিশন ভিত্তিক এজেন্ট হন তবে লেজারে আপনার প্রিন্সিপ্যালের যে হিসাবটি আছে তার কপি করুন আর চুক্তি অনুযায়ী আপনার প্রাপ্য কমিশন হিসাবে অন্তর্ভুক্ত করুন। বিবরণীর শেষে যে ব্যালেন্স হয় সে পরিমান হবে কে কতটকু কার কাছে ধারে।
আপনার প্রিন্সিপ্যাল এ বিবরণীটি পেয়ে তার নিজেরটার সংঙ্গে মেলাবেন। যদি তার ব্যালান্স আপনারটার সংঙ্গে মিলে যায়, তাহলে আপনার প্রতি তার আস্থা বেড়ে যাবে। একারণে প্রিন্সিপ্যালের কাছ থেকে পাওয়া সমস্ত মালামাল আপনি নিজে চেক করুন। এ বিষয়ে খুব সাবধানী হোন।
আর আপনি যদি নিজে প্রিন্সিপ্যাল হয়ে আপনার কর্মচারীকে দিয়ে বিবরণীটি প্রস্তুত করিয়ে থাকেন, তবে নিজে মেমোরেন্ডাম বই থেকে শুরু করে জার্নাল লেজার ও আরো যে সমস্ত সংশ্লিষ্ট কাগজাদি রয়েছে তা সব ওই বিবরণীর সংঙ্গে মিলান, যাতে কোন ধরণের ভুল না থাকে। (চলবে)