এন জি চক্রবর্তী
(পূর্ব প্রকাশিতের পর) ৪৫তম অংশ
দ্বিতীয় ভাগ।
পঁয়ত্রিশ অধ্যায়।
দলিলাদি সংরক্ষণ।
মূল দলিল, অর্থের প্রাপ্তিস্বীকার পত্র, গোপনীয় চিঠি, অনুসৃত নীতি বা পদ্ধতিসমূহের লিখিতরুপ ও অন্যনা ডকুমেন্ট, এবং চিঠির রেজিষ্টার কিভাবে সংরক্ষণ করতে হয় তার উপায়।
ব্যবসায়ে সফল হতে গেলে কিভাবে দলিলাদি সংরক্ষণ ও ফাইলিং করতে হয় সে বিষয়টি গুরুত্বপূর্ণ। দরকারি কাগজাদি, ক্রেতা বিক্রেতার কাছ থেকে মালের প্রাপ্তিস্বীকার পত্র, গুরুত্বপূর্ণ চিঠি কখন কোন সময় হারিয়ে যায় বা জায়গায় বেজায়গায় পড়ে থাকে তাই ওগুলো সময়মত হাতে না পাবার ঝুঁকি থাকে। সেক্ষেত্রে নিচের নিয়মগুলো মেনে চলুন:
১. গোপনীয় চিঠি: প্রাপ্ত বা প্রেরীত সব চিঠির উপরে তারিখ লিখুন। তারিখ অনুযায়ী প্রাপ্ত সব চিঠি একটা ছোট ড্রয়ারে রাখুন। বছর শেষে সেগুলো একই রীতিতে একটা ফাইলে সংরক্ষণ করুন। এভাবে তারিখ অনুযায়ী যেকোন চিঠে সহজেই হদিস করতে পারবেন।
২. প্রেরীত চিঠি: আপনি যদি আপনার কোন ব্যবসায়ী বন্ধুকে কোন চিঠি লিখেন, তার কপি প্রাপকের ঠিকানা অনুযায়ী খোপওয়ালা দেরাজের নির্দিষ্ট খোপে রাখুন। ধরুন আপনি চিঠি পাঠাচ্ছেন রোম বা ফ্লোরেন্সের কোন ঠিকানায়, তাহলে রোম বা ফ্লারেন্সের নির্ধারিত খোপে চিঠিটি রাখুন। এ পদ্ধতিটা আপনার বিক্রী বাট্টা বাড়ানোর কাজেও লাগবে। প্রাপকের ঠিকানাটা স্পষ্টভাবে আপনার পত্র বাহককে বুঝিয়ে দিন।
৩. অন্তর্মুখী/বহির্মুখী মেইল: প্রত্যুত্তরে যখন কাউকে কোন চিঠি লিখবেন, তার তারিখ দিন আর একটা কপি রাখুন। ব্যবসায়িক লেনদেনের পরিমানসহ তারিখ অনুযায়ী অন্তর্মুখী/বহির্মুখী মেইলে পাঠানো সব চিঠির একটা তালিকা রাখুন।
৪. চিঠিপত্রাদি: রীতি অনুসারে আপনার ঠিকানা দিয়ে শুরু করুন। সবসময় চিঠিতে তারিখ (মাস, তারিখ আর বছর) এবং সবশেষে আপনার সই আর একেবারে নিচের ডান কোণায় প্রাপকের ঠিকানা দিতে যে ভুল না হয়।
যেভাবে দেখানো হলো সেভাবে একজন খাঁটি খৃষ্টান হিসাবে তারিখের সাথে ত্রাণকর্তা যিশুকে স্মরণ করে র্খৃষ্টাব্দটিও লিখুন (সবার আগে ক্রুশচিহ্নটিও দিতে পারেন)।
চিঠির শেষে তারিখ দেয় ছাত্র আর অ-ব্যবসায়ীরা। ব্যবসায়ীরা উপরে দেখনো পদ্ধতিতে শুরুতেই তারিখ লিখেন। আপনি যদি তারিখ না দেন বা দিতে ভুলে যান, তবে বিভ্রান্তি ঘটতে পারে এবং আপনি অন্যের হাসির খোরাক হতে পারেন। লোকজন ভাবতে পারে চিঠিটি নিশ্চয়ই রাতে লেখা হয়েছিল অথবা অন্য কোন গ্রহ থেকে চিঠিটি এসেছে। আর হাসির খোরাক যদি নাও হন, যেরকম বললাম বিভ্রান্তি তো হতেই পারে।
