ফ্রা লুকা ডি প্যাসিওলি’র ‘পার্টিকুলারিস ডি কম্পিউটিস এট স্ক্রিপচার্স’ (এ্যাকাউন্টিং বুকস্ এ্যান্ড রেকর্ডস) এর অধ্যাপক জেরেমি ক্রিপসকৃত ইংরেজি অনুবাদ থেকে বঙ্গানুবাদ

এন জি চক্রবর্তী
(পূর্ব প্রকাশিতের পর) ৩৯তম অংশ

দ্বিতীয় ভাগ।
বত্রিশ অধ্যায়।
ব্যালেন্সিং ও বুক ক্লোজিং।
পুরানো লেজার থেকে নুতন লেজারে ব্যালেন্স স্থানান্তর।

যদি আগের অধ্যায়গুলো বুঝে থাকেন তবে এখন আলোচনা করা যেতে পারে যে কি কারনে এক লেজার থেকে আরেক লেজার বইতে ব্যালেন্স ট্রান্সফারের প্রয়োজন হয়। এ ধরণের প্রয়োজন দুই কারণে ঘটতে পারে, হয় আপনার ব্যবহৃত লেজারের পাতা এন্ট্রি দিতে দিতে ভরে গেছে, নয়তো পুরানো বছর শেষ হয়ে নুতন বছর এসে গেছে। কারণ, বছর শেষ হলে তার বুক ক্লোজ করাটা নামকরা ব্যবসায়িদের রেওয়াজ। বছর শেষ হলে এই যে বুক ক্লোজ এটাকে বলে ’ব্যালেন্সিং’।

এটা ভালভাবে করতে হলে আপনাকে তিনটা জিনিসের দিকে লক্ষ্য রাখতে হবে, যেমন-যতদূর সম্ভব যত্নবান থাকা, সারা বছর এন্ট্র্রি দেয়ার বেলা সতর্ক থাকা, আর যেহেতু এটা একলার কাজ নয় তাই আপনার একজন সহকারি থাকা। আপনি আপনার সহকারিকে জার্নালগুলো দিন আর আপনি লেজার বইটা নিন। জার্ণাল দিয়েই শুরু হোক। আপনার সহকারিকে বলুন সে যেন জার্ণালে লেখা লেজারের পাতা নস্বরগুলো একে একে জোরে জোরে উচ্চারণ করে। প্রথমে ডেবিট পরে ক্রেডিট। আপনি কান পেতে তার উচ্চারিত পাতা নম্বরগুলো মনোযোগ দিয়ে শুনুন এবং প্রত্যুত্তরে লেজারের দুটি পাতায় লিখিত বিবরণ মিলিয়ে নিন, যেমন- এন্ট্রির ধরণ, টাকার পরিমান, কাকে, কেন ইত্যাদি। যদি দেখেন ঠিক আছে তাহলে আপনার সহকারিকে টাকার অংকটি বলুন। যদি দুজনারটাই মিলে যায় তাহলে লেজারের দুটো পাতায়ই একটা চিহ্ন দিন যাতে পরে দেখেও বোঝা যায় যে, এটা একবার চেক করা হয়েছে। আপনি আপনার সহকারিকেও বলুন তার ওই জার্ণালটিতেও একই রকম চিহ্ন দিতে।

এমন যেন কখনো না হয় যে আপনাদের মধ্যে একজন চিহ্ন দিয়েছে আরেকজন দেয়নি। এ ব্যাপারে সতর্ক থাকুন। কারণ ওই চিহ্নটি শুধুমাত্র আর চিহ্ন নেই, ওটি সম্পূর্ণতা ও শুদ্ধতার প্রতীক।

আপনার পার্টিকে যখন বিবরণী দেওয়ার জন্য তৈরি করবেন তখন একই রকম সাবধান থাকা দরকার। প্রতিটি জার্ণাল এন্ট্রিকে লেজার ও ত্রিশ অধ্যায়ে বর্ণিত অন্যান্য দলিলের সংগে মিলিয়ে দেখুন।

সমস্ত জার্ণালের সংগে যখন আপনার লেজার আর আপনার লেজারের সমস্ত ব্যালেন্স মিলে যাবে তখন আপনি বুঝবেন যে আপনার তৈরি করা হিসাবে কোন ভুল নেই। (চলবে)